領収書の書き方｜宛名・但し書き・印紙

領収書は、頼まれる回数は多くないのに、その場で聞かれることが多い書類です。宛名をどう書くか、但し書きは何にするか、印紙は要るのか。判断が要る項目が並ぶので、慣れていないと止まります。

この記事では、店頭で領収書を求められたときの書き方と、判断に迷う場面の考え方を整理します。税務の扱いに関わる部分があるので、細かい判断は自店の決まりと税理士・所轄の税務署の案内が優先します。

結論：領収書で聞くのは「宛名」と「但し書き」の2つ

領収書を頼まれたとき、担当者が確かめるのは基本的に2つです。宛名と但し書き。この2つを聞けば、残りは決まった形で書けます。

ポイントはここです。お客様に「どのように書きますか」と開いて聞くと、かえって迷わせます。「宛名はいかがいたしましょうか」「但し書きはお品代でよろしいでしょうか」と、項目ごとに聞くほうが早く終わります。

領収書に必要な項目は、おおむね決まっています。

日付は、支払いを受けた日です。後日に発行する場合も、日付をさかのぼって書くことはしません。

領収書の書き方1：宛名

宛名は、支払った側の名称を書きます。個人なら氏名、法人なら会社名です。

確かめるときは、「宛名はいかがいたしましょうか」と聞きます。会社名を言われた場合、略さずに書くのが基本です。「(株)」ではなく「株式会社」と書くよう求められることがあります。

迷いやすいのが「上様」です。上様や空欄での発行を認めるかは、店の方針によります。税務の扱いとして宛名が必要とされる場面があるため、会社によっては受け取れないことがあります。

こちらから「上様でよろしいですか」と提案しないほうが無難です。聞かれたら店の方針を答える形にします。

漢字が分からない場合は確かめます。「どのような字をお書きになりますか」と聞くと、聞き直しではなく確認の形になります。

領収書の書き方2：但し書き

但し書きは、何の代金かを書く欄です。

「お品代」は広く使われますが、これを認めない会社もあります。経費として処理する際に、何を買ったか分からないためです。

こちらから決めずに「但し書きはいかがいたしましょうか」と聞くのが確実です。実際に買われたものと違う内容を書くことはしません。「書籍代で」と言われても、実際は文具であれば、そのとおりには書けません。

これは断ってよい場面です。「恐れ入りますが、お買い上げの品目で記載させていただいております」と伝えます。

領収書の書き方3：金額

金額は税込の総額を書きます。数字の書き方には、改ざんを防ぐための慣習があります。

• 頭に「¥」または「金」を付ける
• 末尾に「-」または「也」を付ける
• 3桁ごとにカンマを入れる

例：¥12,345- または 金12,345円也

内訳として消費税額を書く欄がある様式もあります。インボイスの登録をしている店では、登録番号と税率ごとの区分を記載する必要が出てきます。自店の様式がどうなっているかを確かめておきます。

レジから出力される形式の領収書では、これらは自動的に入ります。手書きするのは、レジの様式では足りない場合が中心になります。

領収書の書き方4：収入印紙

領収書には、金額によって収入印紙が必要になる場合があります。受取金額が5万円以上のときに印紙税の対象となるのが一般的な扱いです。

クレジットカード払いの場合は、金額にかかわらず印紙が不要とされています。信用取引であり、現金の受け取りにあたらないためです。ただし、その場合は領収書に「クレジットカード利用」と明記する必要があるとされています。

印紙を貼ったら、消印（割印）をします。印紙と用紙にまたがるように押します。

印紙の扱いは税に関わるので、判断に迷う場合は責任者に確認します。貼り忘れると店の側の問題になります。細かい税率や区分は、所轄の税務署や税理士の案内が正確です。

領収書で断ってよい場面

領収書は求められたら発行するのが原則ですが、応じられない場面もあります。

金額や日付を事実と違う形で書くことは、応じません。求められても、担当者の判断で応じてよいものではありません。責任者に代わります。

レシートと引き換えにする運用が一般的なのは、二重発行を防ぐためです。レシートを回収するか、レシートに発行済みの印を付けます。

断るときの言い方も決めておくと言いよどみません。「恐れ入りますが、そのような記載はいたしかねます」で足ります。断り方の組み立ては接客の断り方にまとめました。

書き損じたとき

書き損じた領収書は、捨てずに残します。

1. 書き損じた用紙に「無効」と記入する
2. 控えと一緒に保管する
3. 新しい用紙に書き直す

連番の用紙を使っている場合は特に重要です。番号が飛んでいると、発行済みの領収書が行方不明になっているように見えます。

印紙を貼ったあとで書き損じた場合は、印紙をはがさずにそのまま保管します。還付の手続きができる場合があるので、責任者に渡します。

店として決めておくこと

領収書は頻度が低いぶん、その場で判断できないことが多い業務です。

印紙の置き場所と、誰が貼るかは決めておかないと、必要な場面で止まります。金庫にあることが多く、担当者が取り出せない店もあります。

インボイスの登録をしている店では、記載事項が増えているので、様式が対応しているかを確かめておきます。

領収書は、レシートとの関係を整理しておく

領収書とレシートは別のものとして扱われますが、実務では混ざりやすい部分です。

レシートでも経費として使える場合が多いため、領収書が必ず要るわけではありません。求められたときに発行する、という扱いになります。

二重発行を防ぐため、レシートと引き換えにする運用が一般的です。レシートを回収するか、発行済みの印を付けます。回収した場合は、控えと一緒に保管します。

レジから領収書が出力される店では、手書きの用紙を使う場面が限られます。どちらを使うか、どんなときに手書きにするかを確かめておくと迷いません。

領収書は、求められる場面が決まっている

領収書を頼まれる場面には偏りがあります。どんなときに求められるかを知っておくと、準備できます。

月末と期末に増える傾向があります。経費の締めに合わせて、まとめて求められることがあります。

その時期は、用紙と印紙を切らさないようにしておくと慌てません。印紙は金庫にあることが多く、担当者が取り出せない店もあります。誰に頼めばよいかを確かめておきます。

また、インボイスの登録番号を求められることが増えています。自店が登録しているか、番号がどこに記載されているかを知っておくと、その場で答えられます。

領収書は、書き間違いを防ぐ順番がある

領収書は手書きすることが多く、書き直しが発生しやすい書類です。書く順番を決めると減ります。

金額を先に書くと、書き間違いに早く気づけます。あとから書くと、他を書き終えてからやり直すことになります。

宛名は、漢字を確かめてから書きます。書き始めてから聞き直すと、書き直しになります。「どのような字をお書きになりますか」を先に置きます。

印紙が必要な金額かどうかも、金額を書いた時点で判断できます。あとから気づくと、渡す前に貼り直すことになります。

領収書は、控えの管理まで含めて業務になる

領収書は、渡して終わりではありません。控えの管理まで含めて一連の業務になります。

連番が飛んでいないかは、定期的に見ます。飛んでいる場合、書き損じが捨てられたか、発行済みの記録が抜けています。

書き損じは捨てません。「無効」と書いて控えと一緒に保管します。印紙を貼ったあとの書き損じは、はがさずにそのまま残します。

保存期間は、帳簿書類として法令で定められている場合があります。店の決まりに従い、判断に迷う場合は責任者に確認します。担当者が捨ててよいものではありません。

領収書は、頻度が低いからこそ手順を置く

領収書は、頻度が低いのに判断が多いという、間違えやすい条件がそろった業務です。

月に数回しか書かないと、書き方を忘れます。宛名の扱い、但し書き、印紙の要否。そのつど思い出すことになり、時間がかかります。

だから、手順を用紙のそばに置くのが効きます。書く順番、印紙が必要な金額、断ってよい場面。読めば進められる形にしておきます。

判断が要る項目は、あらかじめ店の答えを書いておきます。上様は認めるか、再発行はするか、レシートと引き換えにするか。その場で悩まずに済みます。

インボイスの登録番号も、どこに記載するかを含めて書いておきます。番号を聞かれてから探すと、待たせることになります。

領収書は、渡す場面も接客になる

領収書は書類の話ですが、渡す場面は接客です。

待たせる時間が発生しやすい業務でもあります。手書きなら数分かかることもあるので、「少々お待ちください」と時間の目安を添えます。

列がある時間帯では、一度横にずれてもらう方法が使えます。書いている間に後ろの会計を進めると、双方の待ち時間が短くなります。

渡すときは、内容を一度確かめてもらいます。宛名と但し書きは、あとから直せません。その場で確かめれば書き直しで済みます。

封筒に入れて渡す店もあります。経費として持ち帰るものなので、折れたり汚れたりしない形にすると丁寧です。

よくある質問

「上様」で書いていいですか

店の方針によります。税務の扱いとして宛名が必要とされる場面があるため、受け取れない会社もあります。こちらから提案しないほうが無難です。

但し書きを指定されました

実際に買われたものと違う内容は書きません。「お買い上げの品目で記載しております」と伝えて断ります。

印紙はいくらから必要ですか

受取金額が5万円以上で対象になるのが一般的な扱いです。カード払いの場合は不要とされますが、その旨の記載が要ります。判断に迷う場合は責任者に確認します。

レシートを無くしたお客様への再発行は

店の方針によります。二重発行を防ぐ仕組みがあるかで扱いが変わるので、担当者の判断で出さないほうが安全です。

書き損じた用紙はどうしますか

捨てません。「無効」と書いて控えと一緒に保管します。連番の用紙では、番号が飛ぶと確認できなくなります。

レシートがあれば領収書は要りませんか

レシートでも経費として使える場合が多くあります。求められたときに発行する扱いになります。

月末に頼まれることが増えます

経費の締めに合わせて増える傾向があります。用紙と印紙を切らさないようにしておくと慌てません。

書き直しが多くなります

金額を先に書くと、間違いに早く気づけます。宛名は漢字を確かめてから書き始めます。

控えはいつまで保管しますか

帳簿書類として保存期間が定められている場合があります。担当者が捨ててよいものではないので、責任者に確認します。

手書きの様式がありません

レジから出力される形式で足りることが多くあります。手書きが必要な場面があるかを先に確かめておきます。

インボイスの番号を聞かれました

自店が登録しているか、番号がどこに記載されているかを確かめておきます。その場で探すと待たせることになります。

まとめ

領収書で担当者が確かめるのは、宛名と但し書きの2つです。項目ごとに聞くほうが、開いて聞くより早く終わります。

金額は税込の総額を書き、改ざんを防ぐ書き方をします。受取金額が5万円以上で収入印紙の対象になるのが一般的な扱いで、カード払いの場合は不要とされますが、その旨の記載が要ります。

事実と違う内容や日付を求められても応じません。担当者の判断で決めてよい部分ではないので、責任者に代わります。書き損じた用紙は捨てず、「無効」と書いて保管します。

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